Uw motivering

Het secretariaat is de spil van iedere afdeling, organisatie of onderneming.
Het is daarom cruciaal dat het secretariaat goed georganiseerd is.
Dit kunt u vaststellen via onder meer de volgende vragen:

• kunnen belangrijke documenten en contracten snel worden gevonden?
• zijn contact- en andere gegevens van klanten en medewerkers onder handbereik?
• kan bij ziekte het secretariaat gemakkelijk worden overgenomen? 

Onze aanpak

The Get Organized Company kan u helpen uw secretariaat optimaal te structureren.
We verdelen onze begeleiding in enkele fases: 

• tijdens een intakegesprek inventariseren we wat het secretariaat aan verbeteringen nodig heeft:
  - zijn de procedures helder?
  - zijn er afspraken over de overdraagbaarheid van werkzaamheden?
  - hoe zijn de toegankelijkheid en veiligheid van (digitale) informatie gewaarborgd?
• met uw secretariaatmedewerkers wordt via individuele sessies de werkomgeving bekeken,
  opgeschoond en geoptimaliseerd. Waar nodig worden nieuwe vaardigheden overgedragen. 
• wij presenteren een plan van aanpak en procedures
• we implementeren de nieuwe werkwijze, inclusief afspraken om de resultaten van de nieuwe structuur te borgen. 
• na een afgesproken periode volgt een evaluatie. 

De resultaten

Onze begeleiding bij de organisatie van uw secretariaat heeft direct zichtbaar en merkbaar resultaat.
Het secretariaat is overzichtelijker en toegankelijker. Met bovendien de volgende voordelen:

• Structurele winst - doordat betrokkenen keuzes maken en nieuwe vaardigheden leren,
  zijn de verbeteringen in de manier van werken en de planning werkzaamheden passend en blijvend. 
• Efficiënter werken betekent: méér tijd voor kernactiviteiten.
  Het secretariaat kan de gewenste spil-, regel- én rustfunctie optimaal vervullen.
• Goed overdraagbaarheid van werkzaamheden leidt tot minder fouten en faalkosten.
• De veiligheid van bedrijfsgegevens is beter geborgd.
• Het secretariaat is het eerste contactpunt.
  Een toegankelijke en ontspannen uitstraling is een eersteklas visitekaartje!   

Extra aandachtspunten

• Meer overzicht en gemak betekent ook: (nog) meer werkplezier.  
• Structuur geeft ontspanning. Dat leidt tot minder ziekteverzuim en burn-outdreiging.  
• In periodes van drukte zijn rust, controle en overzicht onmisbaar.
  Niets zo waardevol als een secretaresse die de tijd heeft om echt te luisteren.
• Wij zijn ons ervan bewust dat u ons laat meekijken in het hart van uw organisatie.
  Geheimhouding is bij The Get Organized Company dan ook 100% gegarandeerd.

Praktische gegevens